L’organizzazione del tempo sul lavoro è un concetto che non va affatto banalizzato. Ogni giorno tutti abbiamo a che fare con appuntamenti, telefonate, email, riunioni, viaggi e così via, a cui si aggiunge ovviamente una serie di altri impegni extralavorativi che a volte finiscono per interferire con il lavoro stesso. Il tempo a disposizione, quindi, è spesso meno di quello di cui avremmo bisogno o che comunque vorremmo.
Per questo saperlo gestire é a mio avviso fondamentale.
Dai corsi di aggiornamento sull’organizzazione del tempo che ho seguito nel corso della mia carriera, sono emersi alcuni input che considero essenziali e che quindi vorrei condividere con voi:
– non fidarsi della propria memoria;
– mantenere gli impegni (sia in azienda che presso i clienti);
– fare subito le cose di classe C;
– programmare la giornata secondo le priorità (to do list);
– programmare il medio termine (trimestre, semestre, anno).
A livello generale sono tutti ottimi consigli che però ovviamente devono essere adattati e declinati in base al proprio lavoro. Sulla base della mia personale esperienza – che deriva da una routine diversa ogni giorno proprio per la natura della mia professione che unisce alla progettazione meccanica anche la gestione aziendale – ho individuato altri quattro punti che aggiungerei a questa lista.
Dare la priorità a quello che non si può rimandare.
Per abitudine sono solito organizzare mentalmente la mia giornata lavorativa appena sveglio. Tradotto a livello pratico questo significa identificare alcune attività che dovrò tassativamente fare entro sera (senza poterle rimandare!). A queste aggiungo una serie di altre cose che, nel limite del possibile, preferirei portare a termine in giornata, ma che al tempo stesso posso rimandare se necessario.
La mattina ha l’oro in bocca.
Col passare degli anni mi sono reso conto che i momenti lavorativi migliori sono la mattina presto, quindi più o meno un’ora e mezza prima che i miei colleghi entrino in azienda, e la sera dopo le sei, quando chi lavora con me è già uscito. Questo sostanzialmente perché in queste ore riesco a lavorare senza interruzioni.
Comunicare e collaborare costantemente con i colleghi.
Per il resto della giornata non amo chiudermi nel mio ufficio chiedendo di non essere disturbato, perché a mio avviso, così facendo, si innesca una serie di meccanismi sbagliati e controproducenti. Mi riferisco ad esempio al fatto che se non mi rendo disponibile con i colleghi, loro giustamente si sentirebbero autorizzati a fare lo stesso con me e questo finirebbe nella maggior parte dei casi per rallentare o addirittura fermare il lavoro.
Lavorare a più progetti contemporaneamente aiuta la creatività.
La progettazione meccanica è un’attività abbastanza complessa e che, per sua natura, ha continui stop&go. Si ha un’idea, la si studia, la si butta giù, ma difficilmente si arriva alla soluzione definitiva immediatamente, e così si passa al progetto successivo e poi a quello successivo ancora fino ad arrivare a lavorare in contemporanea su più progetti. Capita molto più spesso di quanto si possa immaginare che la soluzione definitiva di un determinato progetto venga in mente mentre si sta lavorando ad altro.
