Mai dare nulla per scontato. Neppure se un fornitore è consolidato

È normale che un’azienda abbia fornitori storici. Realtà con le quali è stato costruito – magari anche nel corso di tanti anni – un rapporto di fiducia consolidato, tale per cui spesso gli ordini si inviano quasi in automatico. Per quel che ci riguarda direttamente, raramente cambiamo fornitori e, allo stesso modo, anche MICROingranaggi ha molti clienti con i quali il rapporto è in corso da decenni.

Come scrivevo qualche settimana fa, qualità e velocità di risposta sono due condizioni che non devono mai mancare, ma non solo.

C’è infatti un altro aspetto che non va sottovalutato, quello dei costi.

Voglio dire che il fatto di avere una partnership consolidata con un fornitore non dovrebbe esonerare il nostro ufficio acquisti dal tenere sotto controllo i costi, o – meglio – dall’assicurarsi ogni volta di acquistare un prodotto alle migliori condizioni.

Ma come fa un ufficio acquisti a essere certo di acquistare sempre alle migliori condizioni? Tenendo sotto controllo il mercato; consultando, quindi, periodicamente altri potenziali fornitori per poi avere tutti gli elementi per valutare.
Ma attenzione, perché

acquistare un prodotto alle migliori condizioni non significa necessariamente comprare un prodotto al costo più basso.

Nel caso di fornitori storici, infatti, si conoscono aspetti a mio avviso fondamentali quali la garanzia di una buona qualità, la salute aziendale tramite la visura dei bilanci, l’organizzazione, le attrezzature di produzione, le competenze del personale, la reputazione aziendale, il rispetto dei tempi di consegna concordati, la collaborazione tecnica, i tempi e le modalità di reazione quando si verificano dei problemi, e via dicendo. Tutti aspetti che – rivolgendosi a un fornitore nuovo – sarebbero per forza di cose un’incognita, lasciando di fatto come unico termine di paragone soltanto il prezzo offerto.

Com’è facile immaginare, se il preventivo di un nuovo potenziale fornitore è superiore a quello del fornitore storico, allora diventa davvero difficile proseguire la trattativa. A meno che – chiaramente – ci siano problemi di saturazione produttiva o subentri l’esigenza di coinvolgere un secondo fornitore per sicurezza.

Alla luce di queste considerazioni,

ci sono quindi alcune domande più che legittime e che – a parer mio – un ufficio acquisti dovrebbe sempre porsi qualora si trovasse di fronte a un’offerta che contiene costi più bassi rispetto a quella presentata dal fornitore storico.

Si tratta di un fornitore sufficientemente affidabile per lo standard che richiede la mia azienda?
Le due offerte si riferiscono esattamente agli stessi servizi? La documentazione relativa a qualità e conformità, per esempio, o il tipo di imballo sono identici in entrambe le proposte?
La nostra richiesta è stata pienamente compresa dal nuovo fornitore?
Il nuovo fornitore sarà in grado di rispettare le consegne concordate?
Il prezzo iniziale di favore è stato stabilito unicamente allo scopo di avviare la collaborazione?
E ancora: il nuovo fornitore è attrezzato meglio e quindi riesce a produrre di più in minor tempo, oppure applica semplicemente costi orari inferiori a pari condizioni?

Quello che voglio dire, in buona sostanza, è che decidere di coinvolgere un nuovo fornitore è un’attività tutt’altro che semplice, anche se a volte necessaria. Al punto che verrebbe da domandarsi se abbia senso fare una richiesta d’offerta di un prodotto senza avere la certezza che quel fornitore sia potenzialmente idoneo.

Attività, quest’ultima, che dovrebbero eseguire gli uffici tecnici e quelli addetti alla qualità ancor prima degli uffici acquisti o comunque un team specifico che disponga di varie competenze.

Mi piacerebbe sapere cosa pensate in proposito…